Digitale handtekeningen: praktische aandachtspunten

Door de NGB Werkgroep Digitalisering, op voorzet van mr. Roeby Tjemkes, bedrijfsjurist bij Shimano

Hoe ging uw organisatie om met de noodzaak om handtekeningen te zetten onder documenten toen iedereen ten gevolge van COVID-19 verplicht thuis moest werken? Konden uw collega’s zonder belemmering thuis apparatuur (printers) aansluiten? En wat deden zij met de geprinte (mogelijk vertrouwelijke) documenten die thuis ondertekend werden? Welk alternatief was er ten opzichte van de oudpapierdoos – met daarin ook de krant met uitsluitend nieuws over COVID-19 en de o-zo-vervelende reclamefolders?

Wellicht stond ook uw organisatie, net als vele andere, plotseling voor de urgente beslissing over het aanschaffen en implementeren van een applicatie voor digitale handtekeningen. Hopelijk was u daar als bedrijfsjurist ook bij betrokken. Er zijn immers een aantal juridische aspecten om bij stil te staan, ook – of misschien juist – op het moment dat er massaal op digitale wijze wordt gewerkt vanuit huis.

Functies

Een handtekening onder een overeenkomst of ander document heeft diverse functies:

1. Identificatie;
2. Authenticatie;
3. Wilsuiting;
4. Autorisatie.

Een (digitale) handtekening dient primair als bewijs tussen de ondertekenaar en de tekst die is ondertekend (art. 156 Rv). Aangezien overeenkomsten in beginsel vormvrij zijn, is een (digitale) handtekening geen vereiste voor een rechtsgeldige verklaring (art. 3:15a BW). Tenzij uw organisatie uitsluitend te maken heeft met verklaringen waarvoor een wettelijk vormvereiste geldt, is er daarom geen juridische belemmering an sich om een applicatie te gebruiken voor digitale handtekeningen. Toch is het goed een aantal praktische aandachtspunten in het achterhoofd te houden.

Vormen

Er zijn verschillende elektronische handtekeningen. Hierdoor dringt zich de vraag op waarvoor uw organisatie een applicatie voor digitale handtekeningen nodig heeft: is dit primair voor intern gebruik (zoals een onkostendeclaratie of als bewijs van managementtoestemming) of ook voor extern gebruik (zoals een overeenkomst)?

Sinds 23 juli 2014 geldt voor alle lidstaten van de Europese Unie de eIDAS Verordening. Deze kent verschillende vormen van elektronische handtekening:

1. Gewone elektronische handtekening (art. 3.10 eIDAS-Vo);
2. Geavanceerde elektronische handtekening (art. 26 eIDAS-Vo);
3. Gekwalificeerde elektronische handtekening (art. 3.12 eIDAS-Vo).

Alleen deze laatste variant, de gekwalificeerde elektronische handtekening, wordt gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening (wet signature). Deze wordt op grond van de eIDAS-Vo wederzijds erkend tussen alle lidstaten. Erkenning buiten de lidstaten van de Europese Unie is afhankelijk van het betreffende land. Let wel: er zijn weinig aanbieders die voldoen aan de eisen die worden gesteld aan de gekwalificeerde elektronische handtekening (zie de lijst van EU Trusted List of Trust Service Providers).

Aanbieders van applicaties die voorzien in gewone en geavanceerde elektronische handtekeningen zijn daarentegen talloos. Ook begint het gebruik van deze applicaties steeds meer ingeburgerd te raken, al is dit niet zonder risico: denk bijvoorbeeld aan identiteitsfraude en verklaringsfraude. Daarnaast spelen de algemene cyberdreigingen, zoals onder andere data- en informatielekken, fysieke schade, diefstal of manipulatie van gegevens.

Mocht de (rechts)geldigheid van een elektronische handtekening worden betwist, dan is het aan de stellende partij om dit te bewijzen. De procespraktijk leert dat sommige (oudere) rechters de letterlijke verschijningsvorm van de elektronische handtekening vergelijken met de handgeschreven handtekening. In dit licht is het goed te weten dat sommige applicaties de mogelijkheid bieden om de elektronische handtekening op die manier op te maken.