Focus op het werk waar we echt verschil kunnen maken’

‘In Europa zijn we met ongeveer 12 juristen, en wereldwijd rond de 70. We zitten in 15 Europese landen. Ik rapporteer aan de General Counsel Europa en Azië vanuit het Europese hoofdkantoor in Amsterdam. We besteden zo’n 20% van ons juridische werk uit, schat ik. Voor onze corporate housekeeping hebben we een legal entity en document management programma, dat we onderhouden met een externe service provider. Daar staat alles in voor onze 60 Europese vennootschappen. Eerst had ik een junior jurist die hier veel tijd aan besteedde. Die ging weg omdat een deel van het werk niet uitdagend genoeg meer was. Dat begrijp ik best, het is deels repetitief, administratief werk.’

‘Dat werk besteden we nu uit voor een bedrag per maand waarvoor ik geen secretaresse, laat staan een jurist kan inhuren. Dat bedrijf werkt met ambitieuze, vaak net afgestudeerde juristen. Zij zijn gespecialiseerd in onze software en procedures, goed bereikbaar en verzetten bergen werk. Als legal team focussen wij ons op het werk waar wij echt verschil kunnen maken. Dat zit hem in het hoogwaardige juridische werk, de persoonlijke relaties, het zijn van business partner.’

‘Zo’n legal service provider is een mooie aanvulling. We zorgen dat de business zelf ook toegang heeft tot het legal entity en document management systeem en onze sharepoint, waar wij veel informatie publiceren. De business zelf kan een NDA of contract genereren, vindt daar het organogram en weet wat er nodig is voor zaken als Know-Your-Customer-procedures. Voor sommige onderwerpen maken wij instructiefilmpjes. Wat de business zelf kan, doen wij niet. Het wordt steeds belangrijker om echt met de business mee te denken. En er is steeds meer (Europese) regelgeving, ook op het gebied van sustainability, dus we hebben meer dan genoeg te doen.’

‘Voor ingewikkelde juridische zaken werken we met een advocatenkantoor, bijvoorbeeld als er inhoudelijke kennis op een ander rechtsgebied nodig is. Maar gaat het bijvoorbeeld alleen om een volmacht of oprichting in een ander land, dan kun je dat met een alternative legal service provider oplossen. Die zorgt voor de juiste templates. In Nederland werken we voor Corporate & Regulatory met twee vaste advocatenkantoren, die we hebben gekozen op basis van expertise en prijs. Soms betalen we een uurtarief, voor korte adviezen. Voor grote zaken vraag ik een fee quote. Voor een groot en ingewikkeld project laat ik meerdere kantoren pitchen. De kosten worden steeds belangrijker.’

‘Toen ik begin dit jaar op sabbatical ging, hebben we een interim bedrijfsjurist voor drie dagen per week ingeschakeld. Daar zijn bureaus voor, maar wij vonden iemand in ons eigen netwerk. Hij was net voor zichzelf begonnen als zzp’er. Ik heb drie maanden door Zuid-Amerika gereisd. Als je goed communiceert met je team en met je stakeholders, is er veel flexibiliteit.’