Contract Lifecycle Management op orde

Koen van Jaarsveld en Mark Zijlstra, Juridisch adviseurs bij ICTRecht

Pacta sunt servanda (vrij vertaald: afspraken moeten worden nagekomen). Een van de eerste en belangrijkste leerstukken voor juristen. Het is het basisprincipe van ons contractenrecht. Maar wat als je niet zo snel kunt vinden wat je hebt afgesproken? Of met wie je afspraken hebt gemaakt? Contract Lifecycle Management biedt de antwoorden.

Contracten als bakermat

Contracten vormen de bakermat van elke organisatie. Of het nu gaat om interne afspraken, leveranciers of verkoop, het is belangrijk alle afspraken vast te leggen en inzichtelijk te hebben. In de praktijk blijkt echter dat dit niet altijd het geval is. Contracten zijn onvolledig, niet door de juiste persoon getekend, helemaal niet ondertekend of zelfs kwijt. Afgezet tegen de tijd die bedrijven besteden aan het opstellen, onderhandelen en beheren van contracten is dit een verlies van kostbare tijd. Om over de risico’s en impact op de organisatie maar te zwijgen.

Proces

Binnen elk bedrijf is er een proces rondom de overeenkomsten die gesloten worden. Bij de ene organisatie is daar meer aandacht aan besteed dan bij de andere. We verdelen het proces dat een contract doorloopt onder in drie stappen: precontractueel, contractueel en postcontractueel.

De eerste fase betreft het beheren van de templates, het aanmaken van de juiste contracten en het intern verspreiden van de juiste documenten. Deze fase is met name van belang voor de interne processen van een organisatie en waardevol voor de beheersing van kwaliteit op voorhand. Goede templates die eenvoudig te vinden en te gebruiken zijn, voorkomen het gebruik van onjuiste, afwijkende of verouderde documenten.

Als het contract opgesteld is, volgt de tweede fase. Dit noemen wij de contractuele fase. Hieronder verstaan we de onderhandeling, interne workflows en de uiteindelijke ondertekening. In de praktijk zal er overleg plaatsvinden met de wederpartij: is er consensus over de inhoud. Als partijen het eens zijn over de inhoud van de overeenkomst, moet er een interne workflow doorlopen worden. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat iemand van het salesteam het contract heeft afgestemd, maar dat goedkeuring van de manager nodig is en dat de CEO de uiteindelijke ondertekening moet doen.

Na het tekenen stopt het proces niet. Sterker nog: vaak is het tekenen van het contract het startpunt van de samenwerking waarbij de inhoud van het contract van groot belang is. Worden afspraken juist uitgevoerd? Zijn er compliance gerelateerde zaken van belang voor dit specifieke contract? Wordt de overeenkomst automatisch verlengd of is hier nog een actie voor vereist? Deze fase is de postcontractuele fase, die inzicht biedt in de (nakoming van) de contractuele verplichtingen.

Het beheren van dit gehele proces heet Contract Lifecycle Management (CLM).

Software

De drie eerder omschreven fasen van CLM zijn goed vatbaar voor (gedeeltelijke) automatisering. Het beheren en centraliseren van templates kan eenvoudig via een CLM-platform. Ook het interactief maken van een template om eenvoudig contracten te genereren is een veel geziene functionaliteit. Vaak werken CLM-producten met een vragenlijst op basis waarvan het uiteindelijke contract wordt opgesteld. Op die manier hoeven werknemers niet meer handmatig Word-documenten te bewerken. Hiermee is de kwaliteit van de documenten eenvoudig te waarborgen en het voorkomt dat er verschillende versies van een template of contract aanwezig zijn binnen de organisatie.

Ook in de tweede fase biedt CLM-software voordelen. Zo kun je workflows instellen die voorkomen dat een contract wordt getekend voordat de juiste stappen zijn gezet. Kiest een medewerker bij het genereren van het contract voor een optie die door de juridische afdeling gecontroleerd moet worden? Dan wordt de overeenkomst geblokkeerd totdat er goedkeuring is van de betreffende jurist. Op die manier is het goed mogelijk een extra waarborg in te bouwen voor de juridische inhoud en kwaliteit. Ook bevatten vrijwel alle CLM-tools een integratie met e-signing waardoor het ondertekenen van contracten ook binnen het platform kan.

Waar het aankomt op de laatste fase, de analyse van de contracten, zijn er ook meerdere opties. Door het gebruik van software heb je real-time inzicht in de contracten, vereiste acties en mogelijke risico’s. Deze informatie is niet alleen heel nuttig in het dagelijks gebruik, maar ook goed bruikbaar als sturingsinformatie voor het management.

Metadata

Een duidelijke ontwikkeling binnen CLM is het onttrekken van metadata uit contracten. Elk contract heeft eigen specifieke kenmerken die uniek zijn binnen de context van de overeenkomst. Dit noemen we metadata. Door deze gegevens te ontsluiten en op te slaan als metadata is het mogelijk de contracten beter te beheren. Metadata is zeer relevant bij het beheren, zoeken en analyseren van overeenkomsten.

Zo kan het nuttig zijn een overzicht te genereren van alle contracten die in de maand december aflopen. Veel CLM-platformen hebben een full text search functie. Hiermee kun je vrij zoeken in de tekst van alle contracten. Het is echter niet moeilijk voor te stellen dat een zoekopdracht naar de maand ‘december’ niet het gewenste resultaat oplevert. Door de einddatum van alle contracten op te slaan is het eenvoudig om ‘december’ te zoeken binnen de context van de einddatum. Vaak wordt de specifieke einddatum als metadata opgeslagen en kun je ook nog de dag en het jaar toevoegen bij de zoekopdracht.

Een ander praktisch voorbeeld van het gebruik van metadata is het creëren van een samenvatting van een specifieke overeenkomst. Het is immers de metadata die het contract uniek maakt. Binnen de juridische afdeling zijn vaak veel dezelfde contracten – neem bijvoorbeeld huurovereenkomsten. Veel van de bepalingen uit een huurovereenkomst zijn standaard en daarmee niet onderscheidend. Wat echter wel relevant is, zijn de gegevens die uniek zijn voor de overeenkomst: ingangsdatum, locatie van het gehuurde, huurprijs, etc. Door deze metadata als samenvatting te gebruiken, is het mogelijk snel en eenvoudig specifieke contractvoorwaarden op te zoeken zonder meerdere contracten te hoeven openen.

Metadata is van grote waarde binnen CLM, maar heeft ook een nadeel. Het moet op enig moment worden toegevoegd aan het contract. Wanneer de contracten via een CLM-platform worden aangemaakt is dit vaak geen probleem. Dan is de metadata te onttrekken uit de antwoorden op de vragenlijst die is gebruikt om het contract te genereren. Maar als het contract het systeem verlaat of als de overeenkomst extern is opgesteld, moet de metadata alsnog handmatig worden toegevoegd.

Gelukkig is ook hiervoor een oplossing aanstaande. Verschillende CLM-leveranciers werken aan een manier om op basis van kunstmatige intelligentie metadata te onttrekken aan bestaande overeenkomsten. Op dit moment staat deze techniek nog in de kinderschoenen, maar op den duur zal dit een betrouwbaar alternatief worden voor het handmatig inkloppen van gegevens.

Selectie

Bij de keuze voor een systeem is een aantal zaken van belang. Denk hierbij aan beveiliging van het systeem, omgang met en opslag van persoonsgegevens en uiteraard de functionaliteiten van de software.

Op het moment van schrijven zijn er relatief weinig leveranciers die software bieden waarin alle drie de fasen goed vertegenwoordigd zijn. Dit zijn over het algemeen ook de duurdere producten. Los van de prijs is het in veel gevallen ook niet nodig zoveel functionaliteit te hebben. Een modulaire oplossing is dan ook een goed alternatief. Achterhaal in welk deel van het contractproces zich de meeste uitdagingen vinden en begin daar met het automatiseren van het proces. Zit het probleem bij het opstellen en onderhandelen? Kijk dan naar een product dat hierin gespecialiseerd is. Is het echter zo dat de meeste uitdagingen ontstaan na het tekenen van de contracten, zoek dan naar producten die goed zijn in het analyseren en beheersen van de metadata.

In de praktijk kunnen verschillende systemen goed samenwerken nu er steeds meer gebruik wordt gemaakt van open API’s. Dit maakt dat metadata niet verloren gaat op het moment dat het contract van het ene naar het andere systeem gaat. Daarnaast is er een groot bijkomend organisatorisch voordeel. Innovatie van het volledige CLM-proces vereist een lange adem, kost tijd en moeite. Dit vraagt veel van de organisatie. Bij een modulaire aanpak speelt dit probleem minder: de implementatieperiode is iets korter en er zijn over het algemeen minder stakeholders. Ook is het eenvoudiger op een later moment te switchen naar een andere leverancier zonder het gehele proces weer om te gooien.

ICTRecht organiseert een bijeenkomst Legal Tech / Software en Contractmanagement voor het NGB in september. Wegens grote belangstelling wordt deze bijeenkomst drie keer gehouden: 1 september ’s ochtends, 1 september ’s middags en 15 september ’s middags.